Descripción general del proyecto

El Conpes 3975 plantea entre otras, las acciones a realizar en materia de gestión documental, las cuales deben ser lideradas por el Archivo General de la Nación en conjunto con el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, en el marco de los objetivos y plan de acción de la Política de Transformación Digital e inteligencia artificial 

Objetivos

Objetivo General: 

Dar cumplimiento a los compromisos del AGN enmarcados en el Conpes 3075, el cual busca incentivar la transformación digital del sector público y privado al fomentar el uso de tecnologías en los procesos gestión documental y así fortalecer la implementación de la gestión documental electrónica. 

Objetivos específicos: 

1. Contribuir a la modernización de los archivos en las entidades públicas, mediante el uso de tecnologías para la creación de documentos electrónicos, de la conformación de expedientes, la preservación digital y el acceso a la información pública.                                           
2. Definir estrategias que permitirán la adecuada integración de los documentos que pueden ser recibidos o generado en los trámites y servicios del Portal Único del Estado Colombiano 

Justificación del proyecto

Responder a los compromisos del Archivo General de la Nación frente al cumplimiento de la política nacional para la transformación digital e inteligencia artificial – Conpes 3975, a partir de las acciones definidas:

1. El Archivo General de la Nación, en articulación con el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, diseñará la estrategia de modernización de los archivos, con el fin de incentivar la transformación digital de todas las entidades de orden nacional. Dicha estrategia procurará la incorporación de tecnologías que aporten en la digitalización y creación de expedientes y documentos electrónicos, así como en su preservación digital, promoción y acceso. Esta acción iniciará en mayo de 2020 y finalizará en diciembre de 2021
2. El Archivo General de la Nación, en articulación con el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, coordinará la adecuada conformación, gestión y preservación digital de los expedientes electrónicos teniendo en cuenta la información que pueda ser generada en los trámites y servicios del Portal Único del Estado Colombiano. Lo anterior, con el objetivo de asegurar el adecuado tratamiento y gestión de la información digital de los archivos y preservar su valor y significado, garantizando la integridad, seguridad y la transparencia de las actuaciones administrativas. Esta acción iniciará en mayo de 2020 y finalizará en diciembre de 2021.

Alcance del proyecto

a) Generar un instrumento de medición que será aplicado en las entidades públicas para identificar el nivel de modernización de los archivos para obtener un panorama general de la integración de la gestión documental electrónica en la implementación de los lineamientos del Gobierno Digital, el cual permitirá determinar el nivel de madurez de las organizaciones frente a la gestión documental electrónica y uso de nuevas tecnologías para el adecuado tratamiento, administración, conservación y preservación de los archivos durante todas las etapas del ciclo vital de los documentos.

b) Identificar los componentes del Portal Único del gobierno colombiano, con el fin de definir los elementos que deben considerar las entidades para asegurar la gestión adecuada a las evidencias documentales.

Datos curiosos

¡Sabías que!

• Es importante la gestión documental para la transformación digital de las entidades públicas, por lo que representa para la salvaguarda de las evidencias de las actuaciones públicas.
• La transformación de los archivos es posible, depende del interés de todos los servidores públicos y de una estrategia que guie su avance
• La transformación digital de los archivos va más allá de la digitalización de trámites, debemos garantizar la integridad, autenticidad, fiabilidad y disponibilidad de los archivos en soportes electrónicos
• Debemos garantizar el cumplimiento de los lineamientos de gestión documental al implementar sedes electrónicas, ventanillas únicas, portales trasversales para integrarlos con el Portal único de gobierno.

Línea de tiempo

Así mismo se identificaron las normas que en materia archivística se han generado en el país, las cuales permiten identificar la necesidad de modernización de los archivos en Colombia.

1. Circular Externa No. 005 2012: Recomendaciones de digitalización de documentos.
2. Acuerdo No. 006 2014: Por medio del cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del Título XI “Conservación de Documentos” de la Ley 594 de 2000
3. Acuerdo No. 002 – 2014: Por medio del cual se establecen los criterios básicos para creación, conformación, organización, control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones
4. Circular Externa No. 001 de 2015: cualquier medio técnico que garantice su reproducción exacta
5. Acuerdo No. 004 2015: Por el cual se reglamenta la administración integral, control, conservación, posesión, custodia y aseguramiento de los documentos públicos relativos a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario
6. Decreto 1080 DE 2015: Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura
7. Acuerdo No. 003 2015: Por el cual se establecen lineamientos generales para las entidades del Estado en cuanto a la gestión de documentos electrónico
8. Acuerdo 004 2019: Por el cual se reglamenta el procedimiento para la elaboración, aprobación, evaluación y convalidación, implementación, publicación e inscripción en el Registro único de Series Documentales – RUSD, TRD y TVD
9. Decreto 2106 de 2019: Por el cual se dictan normas para simplificar, suprimir y reformar trámites, procesos y procedimientos innecesarios existentes en la administración pública. Artículo 16. Gestión documental electrónica y preservación de la información
10. Decreto 620 de 2020: Por el cual se subroga el título 17 de la parte 2 del libro 2 del Decreto 1078 de 2015, para reglamentarse parcialmente los artículos 53, 54, 60, 61 Y 64 de la Ley 1437 de 2011, los literales e, j y literal a del parágrafo 2 del artículo 45 de la Ley 1753 de 2015, el numeral 3 del artículo 147 de la Ley 1955 de 2019, y el artículo 9 del Decreto 2106 de 2019, estableciendo los lineamientos generales en el uso y operación de los servicios ciudadanos digitales
11. Circular Externa 001 de 2020: lineamientos para la administración de expedientes Y comunicaciones oficiales.