Descripción general del proyecto

En el ejercicio de las atribuciones constitucionales y legales, es responsabilidad del Estado proteger el patrimonio documental del país y propender por su disponibilidad y acceso, lo cual exige la adopción, definición de criterios, procedimientos, estándares técnicos y establecer políticas y reglamentos necesarios para garantizar la preservación digital y el uso adecuado del patrimonio documental de la nación, que garanticen su integridad, autenticidad y disponibilidad. En este sentido, la Subdirección de Tecnologías de la Información Archivística y Documento Electrónico – TIADE, viene trabajando en el desarrollo de lineamientos y proyectos que permitan la adecuada gestión y preservación de los documentos digitales, con el ánimo de cumplir con las exigencias que impone el marco legal colombiano relacionado con la Ley General de la Cultura 397 de 1997, Ley General de Archivos 594 de 2000, Ley de Transparencia 1712 de 2012 y normas complementarias a estas leyes, para que el Archivo General de la Nación cuente, en un futuro próximo, con la capacidad institucional y tecnológica requerida para recibir y gestionar las transferencias secundarias de documentos electrónicos que formarán parte del patrimonio documental digital colombiano. En razón a lo anterior se ha creado el proyecto denominado ADN – Archivo Digital Nacional el cual constituye una estructura tecnológica y organizativa que da soporte al modelo de gestión y preservación de información digital del AGN. El proyecto de ADN incluye la definición de políticas, lineamientos, directrices, estándares y la proyección de la infraestructura tecnológica necesaria para recibir las transferencias de los archivos de valor histórico, en formato digital o electrónico de entidades públicas del orden nacional del sector central de la Rama Ejecutiva, así como los organismos del orden nacional adscritos o vinculados a los ministerios, departamentos administrativos, agencias gubernamentales y superintendencias, para asegurar su protección, conservación y acceso a los ciudadanos.

El desarrollo del ADN se basa en el modelo OAIS (Open Archival Information System- Norma ISO 14721:2015), internacionalmente reconocido como el compendio de buenas prácticas en cuanto a la preservación digital. Por lo tanto, se identifica el Archivo Digital Nacional con la definición de archivo en el modelo OAIS: “Organización que trata de conservar la información para el acceso y uso de una Comunidad Específica”. En este caso la comunidad específica es una comunidad amplia, conformada por todas aquellas personas interesadas en la constatación de los hechos y decisiones de la administración colombiana, recogida en los documentos custodiados, tanto con fines probatorios como de investigación histórica.

DESCRIPCIÓN DE ESCENARIOS

El ADN debe dar cobertura a diferentes escenarios en los que se produce información digital a preservar. Cada uno de estos escenarios tiene particularidades a tener en cuenta.

Escenario 1: Descripciones e imágenes digitalizadas del acervo documental del AGN. La entidad tiene un importante acervo documental de documentos históricos en papel, con diferentes grados de descripción y sobre los que desde hace más de veinte años se viene realizando un proceso de digitalización. Dicho proceso va acompañado de un sinónimo de descripción que permite el acceso a las imágenes y tiene como objetivo principal la difusión del patrimonio documental a través de internet. Estableciendo las condiciones necesarias estos procesos de digitalización y descripción podrían además incluir objetivos de preservación de la información digital resultante (descripciones e imágenes digitalizadas). De esta forma, las descripciones en formato electrónico y las imágenes digitalizadas pueden formar parte del ADN

Escenario 2: Transferencias secundarias acompañadas de documentos digitalizados En aplicación del Decreto 1515 del 2013, el AGN ha recibido transferencias secundarias en papel que han venido acompañadas de sus correspondientes imágenes digitalizadas, y prevé que esta fórmula se repita para las siguientes transferencias secundarias. Estableciendo las condiciones necesarias para este tipo de transferencias tanto las descripciones, como las imágenes digitalizadas podrán ser incorporadas al ADN. En ambos casos para el escenario 1 como el 2, sería necesario el establecimiento de una Instrucción Técnica de condiciones de digitalización, que regule las condiciones mínimas en que el proceso de digitalización debe producirse para poder crear objetos digitales con la calidad suficiente para que su preservación se justifique.

Escenario 3: Transferencia secundarias de documentos electrónicos nacidos digitales. En virtud de la legislación colombiana sobre gobierno en línea y las iniciativas ‘cero papel’, hace un tiempo las entidades sujetas obligados a transferencias secundarias con el Archivo General de la Nación, están produciendo documentos y expedientes electrónicos originales, cuyas partes están declaradas de conservación permanente y deberán ser transferidos al AGN. Este material original deberá ser incorporado al ADN en las condiciones que permitan su conservación y acceso a lo largo del tiempo.

Escenario 4: Colecciones de material no textual nacido digital. Audiovisuales, fotografías, cartografía, e información en bases de datos. Al AGN puede llegar material digital no incluido en TRD que se recibe por donaciones o transferencias no regulares, o proveniente de instituciones extintas. Este material puede requerir condiciones de especial gestión y preservación para incluirse en el ADN, que en cualquier caso debe estar preparado para poderlo incorporar.

Objetivo principal

El Archivo Digital Nacional comprende la gestión integral tanto de los documentos nacidos electrónicos y transferidos al Archivo General de la Nación, como las copias y descripciones digitalizadas del patrimonio documental que custodia el propio AGN. El objetivo a conseguir sería que todo el acervo documental custodiado en papel en el AGN pudiera estar descrito y digitalizado, y de esta manera ser consultado y accedido junto a la información nacida en digital. Sin embargo, este objetivo no puede ser cubierto a corto plazo, por lo que el programa de digitalización y descripción es selectivo comenzando por los fondos más utilizados. El ADN debe proporcionar la infraestructura que, facilitando el proceso de descripción y digitalización, permita una mayor eficiencia del programa de descripción y digitalización. Para los documentos nacidos digitales y las transferencias por llegar, el objetivo es establecer las condiciones de las transferencias de modo que incluyan los metadatos necesarios y no se requieran procesos posteriores de descripción o digitalización.

Justificación del proyecto

En el ejercicio de las atribuciones constitucionales y legales, es responsabilidad del Estado proteger el patrimonio documental del país y propender por su disponibilidad y acceso, lo cual exige la adopción, definición de criterios, procedimientos, estándares técnicos y establecer políticas y reglamentos necesarios para garantizar la preservación digital y el uso adecuado del patrimonio documental de la nación que garanticen su integridad, autenticidad y disponibilidad.

Alcance del proyecto

2019 – 2022

1. Ampliar la infraestructura tecnológica del ADN en el 25% de la meta de infraestructura definida.
2. Construcción y actualización de 1 repositorio de información técnica para el uso del ADN por parte de las entidades públicas.

Datos curiosos

Nuestras Estadísticas

• Fondos identificados 497
• Numero de imágenes digitalizadas 30.218.783

¡¡Sabias que!!

• Los documentos que podemos encontrar son: manuscritos, mecanografiados, impresos, cartografías, planimetrías, mapas planos, fotografías y dibujos.
• Número de secciones 9

Línea de tiempo

Porcentaje de ejecución de la meta a Septiembre de 2021: 75%