Descripción general del proyecto

En el ejercicio de las atribuciones constitucionales y legales, es responsabilidad del Estado proteger el patrimonio documental del país y propender por su disponibilidad y acceso, lo cual exige la adopción, definición de criterios, procedimientos, estándares técnicos y establecer políticas y reglamentos necesarios para garantizar la preservación digital y el uso adecuado del patrimonio documental de la nación, que garanticen su integridad, autenticidad y disponibilidad. En este sentido, la Subdirección de Tecnologías de la Información Archivística y Documento Electrónico – TIADE, viene trabajando en el desarrollo de lineamientos y proyectos que permitan la adecuada gestión y preservación de los documentos digitales, con el ánimo de cumplir con las exigencias que impone el marco legal colombiano relacionado con la Ley General de la Cultura 397 de 1997, Ley General de Archivos 594 de 2000, Ley de Transparencia 1712 de 2012 y normas complementarias a estas leyes, para que el Archivo General de la Nación cuente, en un futuro próximo, con la capacidad institucional y tecnológica requerida para recibir y gestionar las transferencias secundarias de documentos electrónicos que formarán parte del patrimonio documental digital colombiano. En razón a lo anterior se ha creado el proyecto denominado ADN – Archivo Digital Nacional el cual constituye una estructura tecnológica y organizativa que da soporte al modelo de gestión y preservación de información digital del AGN. El proyecto de ADN incluye la definición de políticas, lineamientos, directrices, estándares y la proyección de la infraestructura tecnológica necesaria para recibir las transferencias de los archivos de valor histórico, en formato digital o electrónico de entidades públicas del orden nacional del sector central de la Rama Ejecutiva, así como los organismos del orden nacional adscritos o vinculados a los ministerios, departamentos administrativos, agencias gubernamentales y superintendencias, para asegurar su protección, conservación y acceso a los ciudadanos.

El desarrollo del ADN se basa en el modelo OAIS (Open Archival Information System- Norma ISO 14721:2015), internacionalmente reconocido como el compendio de buenas prácticas en cuanto a la preservación digital. Por lo tanto, se identifica el Archivo Digital Nacional con la definición de archivo en el modelo OAIS: “Organización que trata de conservar la información para el acceso y uso de una Comunidad Específica”. En este caso la comunidad específica es una comunidad amplia, conformada por todas aquellas personas interesadas en la constatación de los hechos y decisiones de la administración colombiana, recogida en los documentos custodiados, tanto con fines probatorios como de investigación histórica.

DESCRIPCIÓN DE ESCENARIOS

El ADN debe dar cobertura a diferentes escenarios en los que se produce información digital a preservar. Cada uno de estos escenarios tiene particularidades a tener en cuenta.

Escenario 1: Descripciones e imágenes digitalizadas del acervo documental del AGN. La entidad tiene un importante acervo documental de documentos históricos en papel, con diferentes grados de descripción y sobre los que desde hace más de veinte años se viene realizando un proceso de digitalización. Dicho proceso va acompañado de un sinónimo de descripción que permite el acceso a las imágenes y tiene como objetivo principal la difusión del patrimonio documental a través de internet. Estableciendo las condiciones necesarias estos procesos de digitalización y descripción podrían además incluir objetivos de preservación de la información digital resultante (descripciones e imágenes digitalizadas). De esta forma, las descripciones en formato electrónico y las imágenes digitalizadas pueden formar parte del ADN

Escenario 2: Transferencias secundarias acompañadas de documentos digitalizados En aplicación del Decreto 1515 del 2013, el AGN ha recibido transferencias secundarias en papel que han venido acompañadas de sus correspondientes imágenes digitalizadas, y prevé que esta fórmula se repita para las siguientes transferencias secundarias. Estableciendo las condiciones necesarias para este tipo de transferencias tanto las descripciones, como las imágenes digitalizadas podrán ser incorporadas al ADN. En ambos casos para el escenario 1 como el 2, sería necesario el establecimiento de una Instrucción Técnica de condiciones de digitalización, que regule las condiciones mínimas en que el proceso de digitalización debe producirse para poder crear objetos digitales con la calidad suficiente para que su preservación se justifique.

Escenario 3: Transferencia secundarias de documentos electrónicos nacidos digitales. En virtud de la legislación colombiana sobre gobierno en línea y las iniciativas ‘cero papel’, hace un tiempo las entidades sujetas obligados a transferencias secundarias con el Archivo General de la Nación, están produciendo documentos y expedientes electrónicos originales, cuyas partes están declaradas de conservación permanente y deberán ser transferidos al AGN. Este material original deberá ser incorporado al ADN en las condiciones que permitan su conservación y acceso a lo largo del tiempo.

Escenario 4: Colecciones de material no textual nacido digital. Audiovisuales, fotografías, cartografía, e información en bases de datos. Al AGN puede llegar material digital no incluido en TRD que se recibe por donaciones o transferencias no regulares, o proveniente de instituciones extintas. Este material puede requerir condiciones de especial gestión y preservación para incluirse en el ADN, que en cualquier caso debe estar preparado para poderlo incorporar.

Objetivo principal

El Archivo Digital Nacional comprende la gestión integral tanto de los documentos nacidos electrónicos y transferidos al Archivo General de la Nación, como las copias y descripciones digitalizadas del patrimonio documental que custodia el propio AGN. El objetivo a conseguir sería que todo el acervo documental custodiado en papel en el AGN pudiera estar descrito y digitalizado, y de esta manera ser consultado y accedido junto a la información nacida en digital. Sin embargo, este objetivo no puede ser cubierto a corto plazo, por lo que el programa de digitalización y descripción es selectivo comenzando por los fondos más utilizados. El ADN debe proporcionar la infraestructura que, facilitando el proceso de descripción y digitalización, permita una mayor eficiencia del programa de descripción y digitalización. Para los documentos nacidos digitales y las transferencias por llegar, el objetivo es establecer las condiciones de las transferencias de modo que incluyan los metadatos necesarios y no se requieran procesos posteriores de descripción o digitalización.

Justificación del proyecto

En el ejercicio de las atribuciones constitucionales y legales, es responsabilidad del Estado proteger el patrimonio documental del país y propender por su disponibilidad y acceso, lo cual exige la adopción, definición de criterios, procedimientos, estándares técnicos y establecer políticas y reglamentos necesarios para garantizar la preservación digital y el uso adecuado del patrimonio documental de la nación que garanticen su integridad, autenticidad y disponibilidad.

Alcance del proyecto

2019 – 2022

1. Ampliar la infraestructura tecnológica del ADN en el 25% de la meta de infraestructura definida.
2. Construcción y actualización de 1 repositorio de información técnica para el uso del ADN por parte de las entidades públicas.

Datos curiosos

Nuestras Estadísticas

• Fondos identificados 497
• Numero de imágenes digitalizadas 30.218.783

¡¡Sabias que!!

• Los documentos que podemos encontrar son: manuscritos, mecanografiados, impresos, cartografías, planimetrías, mapas planos, fotografías y dibujos.
• Número de secciones 9

Línea de tiempo

Porcentaje de ejecución de la meta a Septiembre de 2021: 75% 

Descripción general del proyecto

El Conpes 3975 plantea entre otras, las acciones a realizar en materia de gestión documental, las cuales deben ser lideradas por el Archivo General de la Nación en conjunto con el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, en el marco de los objetivos y plan de acción de la Política de Transformación Digital e inteligencia artificial 

Objetivos

Objetivo General: 

Dar cumplimiento a los compromisos del AGN enmarcados en el Conpes 3075, el cual busca incentivar la transformación digital del sector público y privado al fomentar el uso de tecnologías en los procesos gestión documental y así fortalecer la implementación de la gestión documental electrónica. 

Objetivos específicos: 

1. Contribuir a la modernización de los archivos en las entidades públicas, mediante el uso de tecnologías para la creación de documentos electrónicos, de la conformación de expedientes, la preservación digital y el acceso a la información pública.                                           
2. Definir estrategias que permitirán la adecuada integración de los documentos que pueden ser recibidos o generado en los trámites y servicios del Portal Único del Estado Colombiano 

Justificación del proyecto

Responder a los compromisos del Archivo General de la Nación frente al cumplimiento de la política nacional para la transformación digital e inteligencia artificial – Conpes 3975, a partir de las acciones definidas:

1. El Archivo General de la Nación, en articulación con el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, diseñará la estrategia de modernización de los archivos, con el fin de incentivar la transformación digital de todas las entidades de orden nacional. Dicha estrategia procurará la incorporación de tecnologías que aporten en la digitalización y creación de expedientes y documentos electrónicos, así como en su preservación digital, promoción y acceso. Esta acción iniciará en mayo de 2020 y finalizará en diciembre de 2021
2. El Archivo General de la Nación, en articulación con el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, coordinará la adecuada conformación, gestión y preservación digital de los expedientes electrónicos teniendo en cuenta la información que pueda ser generada en los trámites y servicios del Portal Único del Estado Colombiano. Lo anterior, con el objetivo de asegurar el adecuado tratamiento y gestión de la información digital de los archivos y preservar su valor y significado, garantizando la integridad, seguridad y la transparencia de las actuaciones administrativas. Esta acción iniciará en mayo de 2020 y finalizará en diciembre de 2021.

Alcance del proyecto

a) Generar un instrumento de medición que será aplicado en las entidades públicas para identificar el nivel de modernización de los archivos para obtener un panorama general de la integración de la gestión documental electrónica en la implementación de los lineamientos del Gobierno Digital, el cual permitirá determinar el nivel de madurez de las organizaciones frente a la gestión documental electrónica y uso de nuevas tecnologías para el adecuado tratamiento, administración, conservación y preservación de los archivos durante todas las etapas del ciclo vital de los documentos.

b) Identificar los componentes del Portal Único del gobierno colombiano, con el fin de definir los elementos que deben considerar las entidades para asegurar la gestión adecuada a las evidencias documentales.

Datos curiosos

¡Sabías que!

• Es importante la gestión documental para la transformación digital de las entidades públicas, por lo que representa para la salvaguarda de las evidencias de las actuaciones públicas.
• La transformación de los archivos es posible, depende del interés de todos los servidores públicos y de una estrategia que guie su avance
• La transformación digital de los archivos va más allá de la digitalización de trámites, debemos garantizar la integridad, autenticidad, fiabilidad y disponibilidad de los archivos en soportes electrónicos
• Debemos garantizar el cumplimiento de los lineamientos de gestión documental al implementar sedes electrónicas, ventanillas únicas, portales trasversales para integrarlos con el Portal único de gobierno.

Línea de tiempo

Así mismo se identificaron las normas que en materia archivística se han generado en el país, las cuales permiten identificar la necesidad de modernización de los archivos en Colombia.

1. Circular Externa No. 005 2012: Recomendaciones de digitalización de documentos.
2. Acuerdo No. 006 2014: Por medio del cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del Título XI “Conservación de Documentos” de la Ley 594 de 2000
3. Acuerdo No. 002 – 2014: Por medio del cual se establecen los criterios básicos para creación, conformación, organización, control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones
4. Circular Externa No. 001 de 2015: cualquier medio técnico que garantice su reproducción exacta
5. Acuerdo No. 004 2015: Por el cual se reglamenta la administración integral, control, conservación, posesión, custodia y aseguramiento de los documentos públicos relativos a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario
6. Decreto 1080 DE 2015: Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura
7. Acuerdo No. 003 2015: Por el cual se establecen lineamientos generales para las entidades del Estado en cuanto a la gestión de documentos electrónico
8. Acuerdo 004 2019: Por el cual se reglamenta el procedimiento para la elaboración, aprobación, evaluación y convalidación, implementación, publicación e inscripción en el Registro único de Series Documentales – RUSD, TRD y TVD
9. Decreto 2106 de 2019: Por el cual se dictan normas para simplificar, suprimir y reformar trámites, procesos y procedimientos innecesarios existentes en la administración pública. Artículo 16. Gestión documental electrónica y preservación de la información
10. Decreto 620 de 2020: Por el cual se subroga el título 17 de la parte 2 del libro 2 del Decreto 1078 de 2015, para reglamentarse parcialmente los artículos 53, 54, 60, 61 Y 64 de la Ley 1437 de 2011, los literales e, j y literal a del parágrafo 2 del artículo 45 de la Ley 1753 de 2015, el numeral 3 del artículo 147 de la Ley 1955 de 2019, y el artículo 9 del Decreto 2106 de 2019, estableciendo los lineamientos generales en el uso y operación de los servicios ciudadanos digitales
11. Circular Externa 001 de 2020: lineamientos para la administración de expedientes Y comunicaciones oficiales.

Descripción general del proyecto

El proyecto de Historia Clínica Digital – HCD, consiste en establecer las diferentes etapas y actividades, encaminadas a que la historia clínica de Colombia, a sus documentos y a que el expediente, sea totalmente interoperable conforme a lo establecido en la Ley 2015 de 2020.

Objetivos

Objetivo general:

Definir los diferentes elementos para que la Historia Clínica en Colombia, sea totalmente digital e interoperable, de acuerdo con lo establecido en la ley 2015 de 2020

Objetivos específicos:

• Crear un plan de trabajo a cinco años con las acciones e hitos para la Historia Clínica Digital e interoperable.
• Presentar el plan de trabajo a la mesa técnica de historia clínica, para su aprobación.
• Realizar de forma planificada todas las actividades dadas por la mesa técnica de historia clínica.

Justificación del proyecto

El presente proyecto se desarrolla con el fin de dar cumplimiento al  artículo 15 de la Ley 2015 de 2020, el cual exige al Archivo General de la Nación “reglamentar lo relacionado con los tiempos de retención, organización, así como la conservación de los documentos y el expediente de la historia clínica física o electrónica, en concordancia con la normatividad que rija la materia”.

Alcance del proyecto

1. Diseñar un plan de trabajo a cinco años.
2. Presentar el plan de trabajo a la mesa técnica, para que este sea aprobado.
3. Planificar y ejecutar las actividades asignadas por la mesa técnica liderada por MINSALUD.

Datos curiosos

¡Sabías que!

• La mesa técnica está integrada por representantes de MINSALUD; Presidencia de la Republica, DAFP, DNP, MINTIC y AGN.
• La mesa técnica es la encargada de definir los aspectos necesarios para la implementación y puesta en marcha de la Ley 2015 de 2020.
• El Archivo General de la Nación es el encargado de dar alcance al artículo 15 de la Ley 2015 de 2020, bajo el liderazgo de MINSALUD.

Línea de tiempo

Descripción general del proyecto

La Secretaría General Iberoamericana a través de su línea de cooperación ha aprobado la destinación de recursos para la ejecución de un proyecto dirigido a establecer “Grado de Implementación de la Gestión Documental Electrónica y Preservación Digital” para toda Iberoamérica. Se trata de un diagnóstico que no solo se constituirá en un referente de información, con relación a los indicadores de producción, gestión y preservación de documentos electrónicos de archivo, para todos los países participantes, sino que permitirá que Colombia se consolide a la vanguardia de las disposiciones que desde el Archivo General de la Nación – Jorge Palacios Preciado, se han venido promoviendo desde hace varios años.

Por lo anterior, este proyecto se convierte en una oportunidad para resaltar la imagen de nuestro país desde perspectivas estratégicas para la región. El impacto internacional que su resultado conlleve nos permitirá asumir la vocería para procesos sobre los cuales el AGN ya ha presentado grandes avances a nivel nacional y sobre los cuales participa de manera activa junto con otras instituciones (Transformación Digital, Big Data, iniciativas como la Política de Gobierno Digital, los servicios digitales ciudadanos, el marco de interoperabilidad, reducción del gasto público y la racionalización de trámites, enfocadas a la gestión documental electrónica y su preservación digital; de la misma manera que estrategias de fortalecimiento que permitan la adopción de tecnologías y la modernización del estado).

El diagnóstico busca poner en evidencia aspectos relacionados con los avances, no solo desde el punto de vista estructural normativo, sino las diferentes acciones y estrategias que han desarrollado cada uno de los países para la situación que presentan en estos momentos. Para ello toma como referencia el trabajo desarrollado por el Archivo General, en lo que concierne a su altísimo nivel de manejo de documentación electrónica. Un trabajo que ha venido llevando a cabo en varias instituciones del orden nacional en el país.

Este documento presenta los aspectos que deben considerarse en la ejecución de las diferentes actividades del proyecto, sus implicaciones y lo elementos estructurales necesarios. Retoma elementos consignados dentro de la ficha inicial de presentación a la Secretaría General Iberoamericana, y los desglosa para establecer elementos operativos y técnicos que orientarán las actividades que deben llevarse a cabo.

Objetivos del proyecto

Objetivo general

Diseñar e implementar el diagnóstico del estado de implantación de la gestión electrónica de los documentos, la preservación digital y el grado de modernización de los archivos en los países iberoamericanos, en el marco de la aprobación para la ayuda en proyectos archivísticos de la Secretaría General Iberoamericana.

Objetivos específicos

1. Determinar el estado actual de avance que en materia de gestión documental presenta cada país iberoamericano, sus características administrativas y ubicación dentro de la estructura del estado de la entidad rectora de estas políticas.
2. Identificar los criterios de evaluación, parámetros y componentes bajo los cuales se estructurará la herramienta digital de soporte para el diagnóstico.
3. Definir la estructura de preguntas que permitirán determinar el grado de la implementación de la gestión electrónica de los documentos, la preservación digital y la modernización de los archivos en Iberoamérica.
4. Desarrollar la herramienta digital para la automatización y la aplicación en línea del diagnóstico iberoamericano.

Alcance del proyecto

Resultado esperado

Establecer la situación general de avance sobre el proceso de implantación de la gestión electrónica, la preservación digital y la modernización de archivos que se ha venido desarrollando ellos países iberoamericanos, a través de la gestión realizada por parte de las entidades líderes o rectoras de la política archivística en cada uno de ellos. Este proceso a su vez deberá identificar la normatividad y el marco para el desarrollo de estos procesos; las políticas, lineamientos técnicos y las estrategias de implementación relacionadas con la modernización de los archivos.

Línea de tiempo

Descripción general del proyecto

En el marco de la Política Nacional de Confianza y Seguridad Digital, CONPES 3995 de 2020, a través del Departamento Nacional de Planeación en coordinación con el Archivo General de  la Nación, el Ministerio de Tecnologías de Información y las Comunicaciones, la Agencia Nacional Digital, y todas las entidades que integran el Sistema de Seguridad Social Integrado, se identificarán las condiciones y capacidades técnicas de cada una de las entidades públicas que integran el Sistema de Seguridad Social Integral, y se enmarcarán en el Modelo de Seguridad y Privacidad de la Información establecido por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

El sector de Seguridad Social es considerado a través el CONPES 3995 de 2020, como parte de las infraestructuras críticas cibernéticas de Colombia (ICC), siendo vital la información que se encuentra almacenada los sistemas de información, dentro de su infraestructura tecnológica.

Objetivos de proyecto

Conforme a la participación del  Archivo General de  la Nación en el  CONPES 3995 de 2020, se pretende el diseño de una estrategia de protección y defensa de la infraestructura crítica cibernética del Sector de Seguridad Social, que permita gestionar el intercambio de la información, así como la gestión y respuestas ante Incidentes de Seguridad que comprometan documentos electrónicos de archivo en el marco de la Política Nacional de Confianza y Seguridad Digital, CONPES 3995 de 2020.

Justificación del proyecto

Realizar el acercamiento con el Ministerio TIC, con el fin de articular e incluir los lineamientos dentro del Modelo de Seguridad y Privacidad de la Información.

Para tal fin, se identificaron los servicios vitales del sector que, así como las interdependencias con los demás sectores que trabajaron en las mesas de ICC del CCOCI, en documento adjunto se hace referencia a que los servicios prestados por el sector de Seguridad Social Integral y parte de los sectores de Infraestructura Critica Cibernética. identificado por el Comando Conjunto de Operaciones Cibernéticas. Éstos son: el sector financiero, el sector de salud y protección social. Dentro del sector financiero se encuentra el servicio de cesantías, asociado a los fondos privados administrados por ellos; la parte de seguridad social y salud está en cabeza del ministerio de salud, el cual se encuentra trabajando todo el tema de expediente electrónico con el ministerio TIC.

Datos curiosos

¡Sabias que!

El Archivo General de  la Nación, está participando en la Política Nacional de Confianza y Seguridad Digital- CONPES 3995 de 2020

Línea de tiempo

Descripción general del proyecto

Es necesario resaltar que el patrimonio documental colombiano, custodiado por diferentes entidades en el territorio nacional, es un material de difícil acceso, ya que las instituciones encargadas de su custodia no cuentan con instrumentos de descripción, y no han realizado la reproducción de los documentos para facilitar su consulta. Además, tampoco cuentan con sistemas de información que les permitan consolidar esta información y ponerla al servicio del público de manera local o vía web.

Es por esta razón que, el Archivo General de la Nación, a través de actividades de diagnóstico, investigación y desarrollo, busca establecer los lineamientos técnicos y tecnológicos para gestionar una herramienta que sirva como única fuente de información para la consulta de los documentos que conservan los archivos históricos del territorio nacional, garantizando libre acceso en línea a nivel nacional e internacional. A este proyecto lo hemos denominado como Archivo Digital Territorial – ADT.

Objetivos

General: 

Construir un portal de acceso para la publicación y consulta de los documentos históricos conservados por diferentes entidades en el territorio nacional.

Especifico:

• Realizar un diagnóstico de las entidades territoriales que conservan documentos históricos como los Archivos Generales Territoriales (departamentales y distritales) de los archivos históricos registrados y algunos archivos del sector educativo, notarial, eclesiástico, salud, entre otros.
• Diseñar la estructura conceptual de la propuesta de integración contemplando los posibles escenarios.
• Analizar la viabilidad de implementación de una solución tecnológica ADT de acuerdo con la propuesta de integración de mayor confiabilidad.
• Elaborar el modelo de requisitos técnicos y funcionales para la implementación del ADT.
• Implementar una herramienta (entorno web), que facilite el acceso y consulta de los documentos históricos que se encuentran en diferentes archivos del territorio nacional.
• Realizar la implementación de la estrategia para el uso y apropiación del ADT en el país.

1. Implementar una herramienta (entorno web), que facilite el acceso y consulta de los documentos históricos que se encuentran en diferentes archivos del territorio nacional.
2. Realizar la implementación de la estrategia para el uso y apropiación del ADT en el país.

Justificación del proyecto

El Archivo General de la Nación como el encargado de “formular y liderar la Política de Archivos y de Gestión Documental en el territorio nacional, referente de la gestión pública para salvaguardar y difundir el patrimonio documental como herramienta para la transparencia y el acceso a la información pública”, y como coordinador del Sistema Nacional de Archivos, mediante el uso de tecnologías de la información y las telecomunicaciones para mejorar el acceso a la información de carácter público, y dando cumplimiento a la Ley 1712 de 2014 “Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional”, ha visto la necesidad de generar herramientas que propendan por la difusión y la conservación del patrimonio que se encuentra en diferentes partes del territorio nacional.

Alcance del proyecto

El proyecto Archivo Digital Territorial – ADT busca poder establecer los lineamientos técnicos y tecnológicos para gestionar una herramienta que sirva como única fuente de información para la consulta de los documentos que conservan los archivos históricos del territorio nacional, garantizando libre acceso en línea a nivel nacional e internacional.

Línea de tiempo

Descripción general del proyecto

El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, en el marco de sus funciones de formular, orientar y controlar la Política Archivística y garantizar la conservación del patrimonio documental de la Nación, se ha propuesto fortalecer, actualizar y promover los lineamientos relativos a la modernización de los archivos públicos, la gestión de documentos electrónicos y preservación digital, por medio de la aplicación de estrategias y actividades que propendan por una administración pública transparente, eficiente y eficaz, que responda a las necesidades técnicas, organizacionales, administrativas, culturales y jurídicas del país.

Objetivos del proyecto

El objetivo de este evento académico es compartir experiencias y conocimientos nacionales e internacionales relacionados con la investigación, innovación y desarrollo tecnológico, que faciliten la apropiación tecnológica y mejores prácticas en materia de gestión documental, archivística y preservación digital para las entidades públicas y privadas que presten funciones públicas.

Justificación del proyecto

A través de charlas, conferencias, talleres y muestras tecnológicas, los asistentes participan en la construcción colectiva de conocimiento, permitiendo fortalecer las bases conceptuales y técnicas relacionadas con el uso e implementación de las tecnologías de la información y su integración con la gestión documental

Descripción general del proyecto

El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado en el marco de sus funciones de formular, orientar y controlar la Política Archivística y garantizar la conservación del patrimonio documental de la Nación, se ha propuesto fortalecer, actualizar y promover los lineamientos relativos a la modernización de los archivos públicos, la gestión de documentos electrónicos y preservación digital. Por tal motivo, se desarrolló el plan de construir una Caja de Herramientas, como compilación de políticas, normativas y procesos asociados con la gestión documental puestos a disposición del público a través de la web.

Objetivos del proyecto

Poner a disposición del público políticas, normativas y procesos asociados con la gestión documental a través de una interfaz web, utilizando las herramientas de diseño de última generación.

• Dar a las organizaciones un instrumento de consulta de la Política Archivística, usando herramientas web de fácil acceso.
• Permitir conocer de forma gráfica el propósito de la política y los niveles de implementación.
• Organizar los contenidos dispuestos con fines de divulgación de la política archivística desarrollados por el AGN.

Justificación del proyecto

El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado a través del grupo directivo necesitaba desarrollar y poner a disposición de las organizaciones un instrumento que contribuyera al entendimiento de la política archivística y facilitara su implementación. Por tal motivo, se le encargó a la Subdirección de Tecnologías desarrollar una propuesta de distribución y organización de los contenidos dispuestos con fines de divulgación de la política archivística, desarrollados por el AGN y distribuidos de la siguiente manera:

• POLÍTICA DE ARCHIVOS Y GESTIÓN DOCUMENTAL
• NORMATIVIDAD
• PROCESOS
• APLICACIÓN DE LA POLÍTICA
• CONTROL, INSPECCIÓN Y VIGILANCIA

Línea de tiempo

Descripción general del proyecto

El Grupo de Innovación y Apropiación de Tecnologías lidera la iniciativa de la implementación de un laboratorio de innovación físico que facilitará y constituirá   un   espacio   de   ideación,  acceso   y   disponibilidad   de   información a los ciudadanos y entidades sobre documentos, metodologías y herramientas aplicables a la gestión documental electrónica. De igual forma, el Laboratorio de Innovación promoverá la construcción de capacidades en el uso educativo de las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC), para mejorar la calidad de las prácticas archivísticas para las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas

Objetivos del proyecto

Implementar un laboratorio de innovación físico el cual facilitara un espacio de ideación, acceso y disponibilidad de información a los ciudadanos y entidades sobre documentos, metodologías y herramientas aplicables a la gestión documental electrónica.

• Propiciar un ambiente de experimentación en pro del aprendizaje creativo, permitiendo interactuar con las diferentes herramientas que se tendrán a disposición en el laboratorio.
• Promover la construcción de capacidades en el uso educativo de las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC).
• Acercar a las industrias desarrolladoras de software con las Organizaciones, para establecer vínculos co-creativos en la búsqueda de oportunidades de mejoramiento de las tecnologías existentes.

Justificación del proyecto

El Archivo General de la Nación como ente rector de la política Archivista en Colombia, busca disponer de escenarios de identificación y exposición de tendencias en el área de Gestión Documental y facilitar el acceso a diferentes alternativas tecnológicas disponibles en el mercado. Esto lo hace con el propósito de facilitar el acceso, uso e implementación a las mismas, que permitan no solo propender por la transparencia administrativa, sino generar aportes sustanciales a los procesos de   alfabetización   digital   y   acceso   al conocimiento inmerso en las fuentes documentales, por parte de la comunidad en general.

Alcance del proyecto

El Laboratorio Digital busca ser una experiencia totalmente disruptiva en lo que respecta a la forma como el Archivo General transmite el conocimiento a las diferentes entidades que buscan enriquecer las soluciones a las diferentes situaciones relacionadas con la gestión documental, la idea es que las entidades participen activamente del proceso de aprendizaje convirtiéndose en gestores de su propio conocimiento.

Línea de tiempo

Descripción general del proyecto

El SINAE nace con la promulgación del Decreto 2578 de 2012, que en el artículo °18 estipula: Sistema Integral Nacional de Archivos Electrónicos. El Archivo General de la Nación, establecerá y reglamentará el Sistema Integral Nacional de Archivos Electrónicos – SINAE como un programa especial de coordinación de la política nacional de archivos electrónicos del Estado Colombiano, de conformidad con lo establecido en la Ley 594 de 2000, la Ley 527 de 1999 y la Ley 1437 de 2011.

Este comprende dos componentes:

• Recursos: la producción documental que la Subdirección TIADE genera anualmente, compuesta por publicaciones, infografías, Ovas y cápsulas animadas
• El Observatorio STIADE: espacio de investigación y gestión de conocimiento a través del cual se suministran periódicamente tendencias, estadísticas, proyecciones y análisis e indicadores, de acuerdo con las normas y estándares existentes y la aplicación de las tecnologías de la información en la gestión documental.

Objetivos del proyecto

Como producto de las investigaciones en materia de gestión documental electrónica, innovación y preservación digital, el Archivo General de la Nación a través de la Subdirección de Tecnologías de la Información Archivística y Documento Electrónico, ha realizado algunos documentos técnicos y/o publicaciones digitales, que pueden ser consultados por la ciudadanía en general,  considerados referentes en sus diferentes proyectos de implementación de sistemas de información de Documentos Electrónicos de Archivo.

Justificación del proyecto

La Subdirección de Tecnologías ha venido trabajando en la estandarización y homogenización de las políticas y lineamientos del Estado, la generación de lineamientos técnicos para la aplicación de tecnología en los archivos, en temas de gestión documental electrónica, digitalización y preservación a largo plazo.

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Alcance del proyecto

La puesta en marcha se planteó inicialmente como proyecto, desarrollado entre los años 2015 y 2018. Pero, considerando su alcance frente al cumplimiento del Decreto 2578 de 2012, éste se establece como un Sistema de Información Permanente, que se actualiza permanentemente de acuerdo a la producción documental anual de STIADE.

Datos curiosos

¡Sabías que!

• Encuentras publicaciones, infografías, Ovas y cápsulas animadas para tu conocimiento.
• Si quieres saber qué es la Gestión Documental Electrónica, puedes consultar las 15 publicaciones, 8 infografías, 3 cápsulas animadas y 5 Ovas.
• ¿Dónde encontrar de manera consolidada la normatividad o estándares relacionadas aplicables a la gestión de documentos electrónicos? Puedes consultar las OVAS e infografías que hemos dispuesto esta información consolidada.
• ¿Quieres visualizar de manera gráfica que es un documento electrónico, que es preservación digital a largo plazo? Puedes consultar las infografías, ovas y cápsulas animadas.

Línea de tiempo

Avances

Durante el desarrollo de este proyecto, se han generado documentos que evidencian la producción de conocimiento en relación a la Gestión Documental Electrónica generado en la Subdirección STIADE, la cual se representa en:

• Documentos técnicos: Como producto de las investigaciones en materia de gestión documental electrónica, innovación y preservación digital, comprende algunos documentos técnicos y/o publicaciones digitales.  El AGN pone a disposición las publicaciones elaboradas por la entidad. 

• Infografías: Representación visual compuesta por gráficas, imágenes y texto, para contextualizar de manera más didáctica conceptos, procesos, lineamientos, etc.  orientados a fortalecer el conocimiento en materia archivística y documental. 

• Ovas (Objetos virtuales de aprendizaje): son herramientas de aprendizaje, los cuales integran diferentes elementos multimedia para presentar contenidos más didácticos que reúnen información y elementos de contextualización orientados a fortalecer el conocimiento en materia archivística y documental. 

• Cápsulas Animadas: Son una fuente de divulgación de conceptos elaboradas por el Archivo General de la Nación, mediante ellas las cuales se busca que de manera visual y gráfica representadas a modo de video, introducir nuevos conceptos relacionados con la gestión documental electrónica, preservación digital, innovación y digitalización las cuales buscan difundir y promover el uso de tecnologías en pro de la modernización de los archivos del país.

• Herramientas: presenta un conjunto de herramientas de software libre, abiertas y disponibles, con sus respectivos manuales de administración y usuario, dichas herramientas también se encuentran instaladas en un servidor web para ser accedidas con un usuario y contraseña genérica. Este espacio no pretende analizar a detalle el mundo del software libre, ni las plataformas tecnológicas, ni la tipología de licencias existente, tampoco constituyen un aval por parte del Archivo General de la Nación.

2015 a 2018: 12 publicaciones 

Actividades proyectadas

Se tiene proyectado para el año 2020

De las proyecciones presentadas, a la fecha de presentación de este documento se ha avanzado de la siguiente manera:

• Se actualizaron, en mayo la Guía de implementación de un SGDEA, y en febrero OVA de normatividad gestión documental electrónica
• En agosto se publicó la Guía de anonimización de datos estructurados: Conceptos generales y propuesta metodológica