Descripción general del proyecto

El SINAE nace con la promulgación del Decreto 2578 de 2012, que en el artículo °18 estipula: Sistema Integral Nacional de Archivos Electrónicos. El Archivo General de la Nación, establecerá y reglamentará el Sistema Integral Nacional de Archivos Electrónicos – SINAE como un programa especial de coordinación de la política nacional de archivos electrónicos del Estado Colombiano, de conformidad con lo establecido en la Ley 594 de 2000, la Ley 527 de 1999 y la Ley 1437 de 2011.

Este comprende dos componentes:

• Recursos: la producción documental que la Subdirección TIADE genera anualmente, compuesta por publicaciones, infografías, Ovas y cápsulas animadas
• El Observatorio STIADE: espacio de investigación y gestión de conocimiento a través del cual se suministran periódicamente tendencias, estadísticas, proyecciones y análisis e indicadores, de acuerdo con las normas y estándares existentes y la aplicación de las tecnologías de la información en la gestión documental.

Objetivos del proyecto

Como producto de las investigaciones en materia de gestión documental electrónica, innovación y preservación digital, el Archivo General de la Nación a través de la Subdirección de Tecnologías de la Información Archivística y Documento Electrónico, ha realizado algunos documentos técnicos y/o publicaciones digitales, que pueden ser consultados por la ciudadanía en general,  considerados referentes en sus diferentes proyectos de implementación de sistemas de información de Documentos Electrónicos de Archivo.

Justificación del proyecto

La Subdirección de Tecnologías ha venido trabajando en la estandarización y homogenización de las políticas y lineamientos del Estado, la generación de lineamientos técnicos para la aplicación de tecnología en los archivos, en temas de gestión documental electrónica, digitalización y preservación a largo plazo.

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Alcance del proyecto

La puesta en marcha se planteó inicialmente como proyecto, desarrollado entre los años 2015 y 2018. Pero, considerando su alcance frente al cumplimiento del Decreto 2578 de 2012, éste se establece como un Sistema de Información Permanente, que se actualiza permanentemente de acuerdo a la producción documental anual de STIADE.

Datos curiosos

¡Sabías que!

• Encuentras publicaciones, infografías, Ovas y cápsulas animadas para tu conocimiento.
• Si quieres saber qué es la Gestión Documental Electrónica, puedes consultar las 15 publicaciones, 8 infografías, 3 cápsulas animadas y 5 Ovas.
• ¿Dónde encontrar de manera consolidada la normatividad o estándares relacionadas aplicables a la gestión de documentos electrónicos? Puedes consultar las OVAS e infografías que hemos dispuesto esta información consolidada.
• ¿Quieres visualizar de manera gráfica que es un documento electrónico, que es preservación digital a largo plazo? Puedes consultar las infografías, ovas y cápsulas animadas.

Línea de tiempo

Avances

Durante el desarrollo de este proyecto, se han generado documentos que evidencian la producción de conocimiento en relación a la Gestión Documental Electrónica generado en la Subdirección STIADE, la cual se representa en:

• Documentos técnicos: Como producto de las investigaciones en materia de gestión documental electrónica, innovación y preservación digital, comprende algunos documentos técnicos y/o publicaciones digitales.  El AGN pone a disposición las publicaciones elaboradas por la entidad. 

• Infografías: Representación visual compuesta por gráficas, imágenes y texto, para contextualizar de manera más didáctica conceptos, procesos, lineamientos, etc.  orientados a fortalecer el conocimiento en materia archivística y documental. 

• Ovas (Objetos virtuales de aprendizaje): son herramientas de aprendizaje, los cuales integran diferentes elementos multimedia para presentar contenidos más didácticos que reúnen información y elementos de contextualización orientados a fortalecer el conocimiento en materia archivística y documental. 

• Cápsulas Animadas: Son una fuente de divulgación de conceptos elaboradas por el Archivo General de la Nación, mediante ellas las cuales se busca que de manera visual y gráfica representadas a modo de video, introducir nuevos conceptos relacionados con la gestión documental electrónica, preservación digital, innovación y digitalización las cuales buscan difundir y promover el uso de tecnologías en pro de la modernización de los archivos del país.

• Herramientas: presenta un conjunto de herramientas de software libre, abiertas y disponibles, con sus respectivos manuales de administración y usuario, dichas herramientas también se encuentran instaladas en un servidor web para ser accedidas con un usuario y contraseña genérica. Este espacio no pretende analizar a detalle el mundo del software libre, ni las plataformas tecnológicas, ni la tipología de licencias existente, tampoco constituyen un aval por parte del Archivo General de la Nación.

2015 a 2018: 12 publicaciones 

Actividades proyectadas

Se tiene proyectado para el año 2020

De las proyecciones presentadas, a la fecha de presentación de este documento se ha avanzado de la siguiente manera:

• Se actualizaron, en mayo la Guía de implementación de un SGDEA, y en febrero OVA de normatividad gestión documental electrónica
• En agosto se publicó la Guía de anonimización de datos estructurados: Conceptos generales y propuesta metodológica